Zum Ende des Jahres: wieso Retros wichtig sind!

Die Retrospektive: Ein bewährtes Konzept in modernem Gewand.

Die Methode der Retrospektive ist schnell erklärt: das Projektteam kommt zusammen und kritisiert Objektiv die vergangene Periode. Das kann am Ende eines agilen Sprints passieren oder auch nach Erreichen eines Meilensteins. Ob man es jetzt "Debriefing", "Feedbackrunde" oder "Auswertung" nennt: das Ziel dabei ist es, aus der Arbeit der Vergangenheit zu lernen um die Ergebnisse der Zukunft zu verbessern. Die Retrospektive ist damit auch kein neues Konzept, sondern genau so alt wie die Zusammenarbeit zwischen Menschen an sich. Durch das Aufkommen der agilen Arbeitsweise, insbesondere in der Software-Entwicklung, rückte die Methode unter der neuen Bezeichnung "Retrospektive" wieder in den Fokus.

Ablauf der Retrospektive

Ein Dogma des Manifestes für Agile Softwareentwicklung lautet: Individuen und Interaktionen werden stärker gewichtet als Prozesse und Werkzeuge. Darum ist die Methode "Retrospektive" auch nicht als "final" anzusehen, sondern eher als Vorschlag für eine eigene Umsetzung. Alles kann, nichts muss. Ich gebe dir trotzdem ein Beispiel mit, wie so eine Retro ablaufen könnte.

0. Briefing zur Methode: Falls dein Team noch nie eine Retrospektive abgehalten hat kann es sein, dass nicht allen klar ist, was im Rahmen dieses Termines genau gemacht werden soll. Es ist entsprechend hilfreich, den Ablauf vorher bekanntzugeben. Das hilft dann auch beim Zusammentragen der zu Besprechenden Punkte. Je nach Konfliktpotenzial kann auch ein unbeteiligter Leiter der Retrospektive nützlich sein. Ich persönlich handhabe es so, dass die Retrospektive auch komplett analog stattfindet - es werden keine Laptops, Smartphones oder sonstigen Ablenkungen mit in den Meetingraum genommen.

1. Diskussionspunkte Sammeln: Nach dem Zusammenkommen und der Begrüßung im Meetingraum werden ganz sachlich und ohne Bewertung Punkte aufgenommen. Was lief gut? Was lief schlecht? Helfen kann hier ein Moderationskoffer mit Kärtchen oder Post-Its. Wenn die Retrospektive digital durchgeführt wird, können Tools wie Miro oder Figjam dabei helfen. Ich finde in dem Step wichtig, dass alle Punkte erst einmal "geheim" aufgenommen werden, so dass keine Beeinflussung der Punkte durch unterschwellige Macht- und / oder Abhängigkeitsgefüge entsteht. Der Moderator nennt und klebt im Anschluss alle Kärtchen ungeordnet an eine Pinwand.

2. Gruppieren und Priorisieren: Im nächsten Schritt werden Themen geclustert und danach priorisiert. Unter welchen Gesichtspunkten ist ganz dem Team überlassen. Wichtig ist, dass die Priorität von Themen auch steigen kann, wenn sie schon in der Vergangenheit aufgetaucht und unbearbeitet geblieben sind. Meistens sind am Ende dieser Phase mehr Themen auf dem Board als die Gruppe Zeit hat, diese im Rahmen dieses Meetings zu bearbeiten. Daher finde ich es ratsam, einige wenige Kernthemen herauszusuchen (sowohl positive, als auch negative) und die im Anschluss zu elaborieren.

3. Auswertung der Kernthemen: Jetzt werden die Kernthemen ausgewertet - wichtig ist hierbei, dass objektiv das finden einer Lösung und nicht eine Person im Fokus steht. Das ist wichtig, damit gemeinsam ein verbesserter Arbeitsprozess erarbeitet werden kann. In aller Regel ist nicht ein Individuum der Auslöser, die eine Arbeit verbesserungswürdig macht, sondern der Prozess oder die Rolle dahinter. Unbedingt zu vermeiden ist hier das Aufflammen von persönlichen Konflikten: die gehören in ein explizites Mediationsformat und bringen die Retrospektive an der stelle nicht weiter. Nach dem Erörtern der Kernthemen müssen gemeinsame Verbesserungstaktiken oder -prozesse festgehalten werden und klare Verantwortlichkeiten zuweisen. Setzt auch unbedingt Zeitpunkte fest, an denen überprüft wird, ob der neue Prozess die Arbeit wirklich verbessert hat. Natürlich sollten auch Punkte, die richtig gut liefen, aufgegriffen werden um das Verständnis für "gutes Vorgehen" zu stärken.

4. Controlling: Am Ende der Retrospektive sollte ein klarer Plan stehen, dem alle Teilnehmenden verbindlich zustimmen. Dieser Plan sollte konkrete, messbare Ziele sowie klare Verantwortlichkeiten umfassen, damit jeder weiß, was von ihm erwartet wird. Der Plan alleine reicht jedoch nicht aus. Es ist entscheidend, regelmäßig zu überprüfen, ob die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt werden. Um die Verantwortung zu gewährleisten, könnte der Moderator oder ein zugewiesenes Teammitglied für die Nachverfolgung der Maßnahmen zuständig sein. Ein einfaches „Abschlussdokument“ kann hierbei helfen – sei es ein Foto der Pinnwand oder eine schriftliche Zusammenfassung der Ziele und Zuständigkeiten im Team-Chat. Wichtig ist, dass alle im Team auf dem gleichen Stand sind und die Umsetzung der Maßnahmen kontinuierlich im Blick behalten wird, um sicherzustellen, dass keine alten Muster wieder auftauchen.

Aber bringt eine Retrospektive denn überhaupt etwas?

Im Idealfall definitiv. Ich habe es aber auch schon oft erlebt, dass gerade Schritt 4 nicht genügend eingehalten wurde und nach einigen Zyklen ähnliche Themen wieder oben auf der Kernthemen-Liste standen. Das zeigte mir dann, dass die Verantwortlichkeiten entweder nicht ernstgenommen wurden, was ich dann in einem 1: 1-Gespräch ansprach, oder dass es tatsächlich Unklarheiten gab und der Prozess erneut angepasst werden musste. Solange der Austausch in der Retrospektive respektvoll und auf Augenhöhe erfolgt, verbessert sie das Arbeitsergebnis nachhaltig und stärkt auch das Teamgefühl. Wie oft so eine Retrospektive durchgeführt werden sollte ist abhängig vom Team und Projekt. Je länger der Zyklus zwischen den Terminen ist, desto größer ist die Chance, dass ganz konkrete Verbesserungsaspekte unter den Tisch fallen und eher große Themen angeschnitten werden, die ggfs. vom Team gar nicht wirklich angegangen werden können. Mir ist aber durchaus bewusst, dass eine Retrospektive ein Zeitfaktor ist, der getragen werden muss. Im Alltag eignen sich die Enden von Sprints gut - dann muss das Meeting auch nicht so lange dauern. Ich habe aber auch oft die Situation, in denen dieser Termin nicht bei allen passt, weswegen das langfristige Blocken von Termin-Slots im Outlook-Kalender sinnvoll ist.

Wenn es für euch passt, dann ist es eventuell auch nach jedem zweiten Sprint ausreichend.

Das ist Agil. Nutzt die Methode so, wie sie für euch passt.