Produktdaten im Alltag - Warum Excel und ERP irgendwann an Grenzen stoßen
Kaum ein Projekt vergeht, in dem Produktdaten nicht irgendwann zum Problem werden. Fehlende Attribute, widersprüchliche Texte, Bilder in falschen Formaten – und am Ende wird alles im Shop „noch schnell“ glattgezogen. Genau hier kommt das Thema PIM ins Spiel.
Wenn du fleißig meine Blogbeiträge liest, dann ist dir sicherlich aufgefallen, dass ich regelmäßig Themen aus meinem Alltag aufgreife. Ein weiteres solches Thema, mit dem ich häufig konfrontiert werde, sind schlecht aufbereitete Produktdaten. Und genau das wird zum Stolperstein für erstaunlich viele Shops. Hier einmal ein Plädoyer für ein Product Information Management System (PIM).
Warum Shops an Produktdaten scheitern.
Wenn du zum Beispiel schon einmal mit einem der bekannten branchenüblichen Shopsystemen gearbeitet hast, dann weißt du, dass die zwar sehr gut darin sind, Shop-Dinge zu tun, weniger gut aber darin, effizient Daten anzureichern und zu pflegen. Ein PIM hilft dir genau dabei: Produktdaten zu pflegen, die Qualität dieser dadurch hochzuhalten und die Verteilung der Daten zu steuern. In aller Regel gibt es folgende fünf großen Painpoints:
1. Verstreute und inkonsistente Produktdaten
Produktinformationen liegen in Excel-Tabellen, ERPs, Shopsystemen, PDFs oder sogar in irgendwelchen Office-Dokumenten auf den Rechnern von Kollegen. Ein PIM sorgt für eine "Single Source of Truth" für alle Produktdaten. Es sorgt für einheitliche Datenstrukturen und Attributsets und damit für Konsistenz über alle Systeme und Kanäle hinweg - egal ob Shopsystem, ERP, Marktplätze oder Kataloge.
2. Hoher manueller Pflegeaufwand
Produktdaten werden mehrfach in allen Kanälen manuell gepflegt, was einerseits viel Zeit kostet, andererseits aber auch fehleranfällig ist. In der Praxis bedeutet das vor allem eines: Du hörst auf, dieselben Informationen immer wieder an unterschiedlichen Stellen zu pflegen. Texte, Attribute oder Bilder werden einmal sauber im PIM angelegt und anschließend in die angebundenen Systeme ausgespielt. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch typische Fehler wie unterschiedliche Produktbeschreibungen im Shop und auf Marktplätzen. Statt Daten zu kopieren, arbeitest du endlich an der Qualität der Inhalte.
3. Schlechte Datenqualität
Schlechte Produktdaten fallen selten intern auf – aber fast immer den Kundinnen und Kunden. Fehlende Maße, widersprüchliche Angaben oder unklare Beschreibungen führen zu Rückfragen, Kaufabbrüchen oder unnötigen Retouren. Ein PIM zwingt förmlich zu sauberen Daten: Pflichtfelder, klare Attributdefinitionen und einfache Vollständigkeitsprüfungen sorgen dafür, dass Produkte erst dann ausgespielt werden, wenn sie wirklich „fertig“ sind. Das entlastet nicht nur Marketing und Support, sondern verbessert ganz konkret die Conversion.
4. Schwierigkeiten bei Multichannel & Marktplätzen
Jeder Kanal hat eigene Anforderungen an Datenformate und Inhalte. Ein PIM vereinfacht es, die richtigen Daten an den jeweiligen Verkaufskanal auszuspielen. So kannst du z. B. sehr leicht plattform-spezifische Texte, Bilder oder Attribute anfertigen und ausspielen, so dass die Standards der Marktplätze befolgt werden.
5. Mehrsprachigkeit und Internationalisierung
Wenn deine Daten verstreut auf verschiedenen Plattformen verteilt liegen, ist eine Übersetzung bzw. Internationalisierung (dh. länderspezifische Datenpflege) eine sehr mühselige Angelegenheit. Ein PIM bietet dir eine zentrale Verwaltung der Sprachversion. Du kannst Übersetzungs-Workflows etablieren und zum Beispiel klare Freigabestatus angeben. So behältst du als Unternehmen auch im internationalen Kontext die Daten im Griff.
Aber wir haben doch ein Enterprise Ressource Planning System...
Diesen Satz höre ich häufiger, als es mir lieb ist. In der Praxis verhält es sich so: im ERP werden grundlegende Daten gepflegt und im Shop dann nachgearbeitet. Ein ERP fokussiert sich auf Prozesse, nicht auf Inhalte. Es regelt zuverlässig Preise, Lagerbestände, Verfügbarkeiten, Bestellungen, Lieferungen und Lieferanten und auch die Buchhaltung. Die dafür notwendigen Produktdaten sind meistens eher technisch und minimal. Ein PIM hingegen fokussiert sich auf die Produktkommunikation. Es bietet Platz für Marketingtexte, Produktbeschreibungen je Zielgruppe und Kanal, Bilder, Videos und Dokumente. Es ermöglicht das Storytelling deiner Marke und deiner USPs. Wenn du bereits ein ERP hast - schau doch mal nach, wie gut du verschiedene Produkttexte darin handeln kannst - oder Übersetzungen. Einige ERPs beinhalten Module für PIM - meistens sind diese aber nicht so umfangreich wie dedizierte Systeme.
Ab wann ein PIM kein nice-to-have mehr ist
Die ehrliche Antwort ist: nicht jedes Unternehmen braucht ein PIM. Am besten fragst du aber mal jemanden aus deiner Marketingabteilung, dem E-Commerce oder der Entwicklung, wie viele Stunden und Nerven denn ins Pflegen von Produktdaten und den damit einhergehenden Arbeiten fließen. Sobald die Pflege der Produktdaten mehr Aufwand verursacht, als der Verkauf der Produkte es rechtfertigt, profitierst du besonders davon. Daneben gibt es aber noch andere Anzeichen:
Excel ist fester Bestandteil deines Produktdaten-Prozesses.
Du hast mehrere geschäftsrelevante Vertriebskanäle (Shops, Marktplätze...).
Du hast viele oder komplexe Produkte.
Du agierst mehrsprachig oder international.
Mehrere Abteilungen oder Dienstleister arbeiten mit diesen Daten.
Warum PIM und Digital Asset Management (DAM) in der Praxis zusammengehören
Im Prinzip sind PIM und DAM zwei unterschiedliche Systeme. Ein PIM beinhaltet im Kern nur wirkliche Daten, ein DAM hilft dir dabei, zentral digitale Medien zu verwalten (Dateien). Ich persönlich verstehe unter PIM aber auch die DAM-Funktionalität; denn gerade in meinem Alltag im E-Commerce sind die Funktionen der beiden Systeme beinahe unzertrennbar mit einander verknüpft und werden auch auf Systemseite kaum getrennt behandelt.
Wie wird ein PIM angebunden?
Die Anbindung eines PIM ist heute in den meisten Fällen kein technisches Großprojekt mehr. Moderne Systeme bringen saubere Schnittstellen mit, über die Produktdaten strukturiert an Shops, Marktplätze oder andere Systeme übergeben werden. Entscheidend ist dabei weniger die konkrete Technologie, sondern ein sauberes Datenmodell. Wenn das steht, ist die technische Integration meist deutlich unkomplizierter, als viele zunächst vermuten. Normalerweise wird ein PIM direkt über eine API-Integration am jeweiligen System angeschlossen; meistens eine REST- oder GraphQL API. Das ermöglicht es, quasi in Echtzeit Produktdaten zu pushen und bleibt dabei flexibel und skalierbar. Für ganz alte Systeme könnte auch über eine Feed- oder Exportbasierte Anbindung nachgedacht werden - das würde ich aber persönlich nicht empfehlen, da es weit weniger dynamisch und meistens zeitverzögert ist. Solange deine Software also externe Schnittstellen zulässt ist die Chance groß, dass ein PIM relativ einfach angeschlossen werden kann.
Schlussgedanken
Ich habe mir wirklich schon oft gewünscht, dass auf Kundenseite ein PIM vorhanden ist. Einerseits, weil es bei weitem einfacher anzubinden gewesen wäre als so manches ERP - aber vor allem auch, weil es den Pflegeaufwand erheblich reduziert hätte. Wenn du also unsicher bist, ob du ein PIM benötigst, ist die Chance groß, dass du tatsächlich eines benötigst. Und wenn es soweit ist, stehe ich mit webnetz an deiner Seite.
Bei Produktdaten sind wir Experten.
AI-Hinweis: Die im Beitrag verwendeten Bilder wurden mit AI erzeugt bzw. erweitert. Einzelne Stellen des im Beitrag verwendeten Textes wurden in geringem Maße durch AI angereichert bzw. umformuliert.
Autor/in
Patrick Meyer Web Development (E-Commerce)
Patrick ist Projektmanager im E-Commerce und die treibende Kraft hinter maßgeschneiderten, digitalen Erfolgsgeschichten. Von Möbeln über Agrar bis hin zu italienischen Delikatessen: Patrick bringt Kunden wie C+P Möbelsysteme, Fehlig GmbH, Andronaco, SewSimple und BPC an ihr digitales Ziel. In seiner Arbeit hat er immer das perfekte Nutzererlebnis im Blick. Privat liebt er es, Grenzen auszutesten – ob beim Triathlon, auf Wandertouren mit Zelt und Rucksack oder beim Gaming-Abenteuer - immer dabei seine vierbeinigen Begleiter.
